*ESIL University
Центр информационных технологий
Центр информационных технологий (ЦИТ) — основное подразделение Esil University, отвечающее за развитие и улучшение IT-инфраструктуры вуза. ЦИТ в целом и каждый из его отделов ведут работу по программному и техническому обслуживанию и…
Центр информационных технологий (ЦИТ) — основное подразделение Esil University, отвечающее за развитие и улучшение IT-инфраструктуры вуза. ЦИТ в целом и каждый из его отделов ведут работу по программному и техническому обслуживанию и развитию информационной инфраструктуры университета.
11сотрудников работает в ЦИТ, включая директора
2отдела в составе центра — ОРиСПО и ОТОиР
2012год, когда ректор инициировал задачу автоматизации университета
2015с этого года EsU «с нуля» разрабатывает проект E-University
*О центре
Задачи, структура и руководство
ЦИТ состоит из двух подразделений: Отдела разработки и сопровождения программного обеспечения (ОРиСПО) и Отдела технического обслуживания и ремонта (ОТОиР).
01Задачи ЦИТ
Единое информационное пространствоУчастие в разработке, реализации и сопровождении корпоративных проектов, формирующих единое информационное пространство Университета и системы образования Республики Казахстан.
Компьютерная инфраструктураПоддержание и развитие компьютерной инфраструктуры Университета.
Исследования рынка ПОПроведение маркетинговых исследований рынка программных продуктов.
Учет технической информацииСистематизация, прием, учет, классификация и регистрация поступающей технической информации.
Обучение и тестированиеОрганизация и реализация электронно-технического обеспечения процесса обучения и тестирования в Университете с использованием информационных технологий.
Дисциплина и охрана трудаКонтроль за соблюдением технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности.
02Отделы ЦИТ
ОРиСПООтдел разработки и сопровождения программного обеспечения. Отдел внедрил подсистемы «Управление персоналом» и «Академическая поддержка обучающихся (ЦОО)».
ОТОиРОтдел технического обслуживания и ремонта.
03Функции директора ЦИТ
Руководство деятельностьюОсуществляет руководство деятельностью, направленной на программное и техническое обслуживание и развитие информационной инфраструктуры Университета.
Информационная безопасностьКонтролирует деятельность по поддержанию в актуальном состоянии системы информационной безопасности Университета.
Организация и ответственностьОрганизует работу ЦИТ и несет ответственность за состояние и результаты деятельности.
Курирование отделовКурирует работу отделов ОРиСПО и ОТОиР.
ЗакупкиКонтролирует обеспечение закупок технического оборудования, периферии и программных продуктов для Университета.
*Цифровая экосистема
Проект E-University
В преддверии четвертой промышленной революции EsU создает «под ключ» (под себя) интегрированную единую цифровую экосистему.
01История и подход
2012 — старт автоматизацииРектором университета была инициирована задача по автоматизации деятельности университета.
С 2015 — разработка «с нуля»EsU разрабатывает уникальный проект E-University, который позволит цифровизировать жизнедеятельность университета, облегчить работу сотрудникам и повысить сервис обслуживания обучающихся.
Гибкость собственной разработкиУниверситет сам является разработчиком, поэтому есть возможность мобильно модифицировать программный код согласно поступающим заявкам и служебным запискам об изменении характера (или структуры) входных/выходных данных, используемых в проекте.
02Главные критерии разработки
Меньше рутины и ошибокСокращение времени на рутинные процессы и ошибок при работе.
Бизнес-логика организацииСохранение бизнес-логики организации.
Доступность и прозрачностьОбеспечение доступности и прозрачности информации.
Поддержка решенийСоздание системы поддержки для принятия решений.
03Платформа и партнерство
Адрес проектаПроект E-University доступен по адресу http://e.kuef.kz/.
СУБД InterSystems CacheЛицензию на промышленную СУБД InterSystems Cache EsU получает от Корпорации InterSystems, так как университет является участником академической программы University Outreach Program (intersystems.com/ru/services-support/university-outreach/universities/).
Курсы и сертификацияУниверситет получает бесплатные обучающие курсы, которые проводят приезжающие в университет зарубежные сотрудники корпорации; это также дает сертификацию сотрудников университета.
Правила доступа к информацииСовокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа субъекта к информации описанных ИКТ, согласуется положениями и должностными инструкциями согласно СМК.
*E-University
Подсистемы платформы
Экосистема состоит из подсистем: часть уже разработана и внедрена, часть планируется к разработке.
01Разработанные и внедряемые подсистемы
Взаимодействие пользователей (Социальная сеть) — 2015Пользователи могут находить сотрудников и обучающихся, написать любому пользователю, просмотреть профиль — реализованы основные элементы социальных сетей. Зарегистрировано 4265 пользователей 24 типов (от ректора до студента); число динамично: сотрудники увольняются, студенты переходят в статус выпускника. Отправлено 92 сообщения между пользователями; выполнено 26062 функциональных операций (топ-3: работа с модульными образовательными программами, с каталогами элективных дисциплин, с абитуриентами).
е-библиотека — 2015Автоматизирует выдачу и прием книг по электронным читательским абонементам по «принципу супермаркета»: студент прямо на лекции выписывает нужную книгу онлайн, а библиотекарь сразу готовит ее к вручению. В библиотеке достаточно предъявить удостоверение личности или назвать логин — библиотекарь идентифицирует обучающегося, сканирует штрих-код книги и выдает ее без заполнения читательского билета: данные уже есть в системе. Общее количество книг на 11/09/2018 — 93801 запись; с января по 02/10/2018 выдано 600 книг.
Модель е-университета — 2015Позволяет управлять администраторскими функциями университета: личная карточка университета, настройки университета, тестирования и журнала, модель образования, структура университета, контингент-пользователи, аудиторный фонд. Полный перечень блоков управляемой информации — ниже на странице.
Маркетинговые исследования — 2016Единая база данных для сбора, обработки и анализа информации для профориентационной работы и маркетинговых исследований: анкеты абитуриентов, копирование их e-mail для дальнейшей рассылки, статистические данные, отчеты ППС по профработе. В подсистеме — 630 потенциальных абитуриентов, выпускников 87 школ г. Астаны и Акмолинской области на приемную кампанию 2018 года.
е-приемная комиссия — 2017За два года работы собраны и обработаны данные на 2500 абитуриентов. Документы подаются в электронном виде: сотрудник сканирует удостоверение личности и получает с чипа ФИО, год рождения, пол, ИИН и другую информацию — время заполнения данных при регистрации сокращается в разы. Автоматически заполняются и распечатываются заявление, договор на обучение, анкета, выписки с экзаменационных ведомостей; доступны отчеты по поступающим. Это дает больше времени на консультации и увеличивает пропускную скорость оформления потока. После приказа на поступление абитуриенты переходят в статус зачисленных, деканаты распределяют их по группам — и они становятся студентами.
Учебный процесс — внедряется полным ходомАвтоматизация учебного процесса, облегчение работы управления планирования и мониторинга учебного процесса, офис-регистратора, деканатов и кафедр: автоматическая генерация рабочих учебных планов и расписания в течение суток, автосоставление академических потоков, автоматический расчет часов нагрузки ППС, устойчивость нагрузки и расписания, академические отчеты на основе оцифрованных данных. В базу введены академические календари, типовые учебные планы всех обслуживаемых специальностей, каталоги элективных дисциплин 2017 и 2018 годов приема, действующие модульные образовательные программы; сгенерированы индивидуальные учебные планы обучающихся, рабочие учебные планы кафедр на 2018–2019 у.г., реестры дисциплин, академические и внеаудиторные потоки.
Управление персоналом — внедренаКадровая служба в электронном формате: упорядочение ведения служебной информации, отслеживание перемещения персонала, прозрачность учета. Ввод и хранение информации о подразделениях и должностях согласно СМК (основные положения, задачи, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности), о сотрудниках согласно перечню личных дел, приказов по сотрудникам. Ежемесячная статистика по присутствию на работе, остепененности, национальности, трехъязычию, численности ППС и сотрудников.
Академическая поддержка обучающихся (ЦОО) — внедренаКачественное и быстрое обслуживание по принципу «одного окна» с талонной системой очереди; обращения регистрируются в журнале входящей корреспонденции. Консультации по памяткам и брошюрам: прием, переводы и восстановления, организация учебного процесса, академическая мобильность, социальная поддержка, заселение и выселение из Дома студентов, профессиональная практика. Прием заявок на документы: перевод с другого вуза, выдача справки (в банк, школу, библиотеку и др.), восстановление, предоставление академического отпуска и выход из него, отчисление, место в Доме студентов, выдача транскрипта.
Наука — 2020Учет публикаций (конференции РК, СНГ и дальнего зарубежья; журналы РК, ККСОН, Scopus, WOS, Jstore; издания, индексируемые в Scopus и WOS), H-индекса, участия в государственных и зарубежных проектах, авторских свидетельств, патентов, сертификатов участия в конференциях, олимпиадах, летних школах и выставках, академической мобильности, двухдипломного обучения, ученых степеней и званий сотрудников, отчетов НИР ППС и обучающихся. Далее подсистему планируется использовать для премирования сотрудников и обучающихся посредством KPI-методик в области НИР.
02Планируемые подсистемы
Международное сотрудничествоУчет проводимых проектов, международных договоров, академической мобильности.
Техническое обслуживаниеЗаменит функционал «Электронного хэлпдэска» в целях интеграции и обмена данными между подсистемами.
Дом студентовУчет проживающих, перевод подачи документов на проживание в электронный формат, журнал регистрации подачи заявлений на проживание в доме студентов.
Интеграция ИКТИнтеграция сторонних ИС, которые нельзя переписать: 1-С бухгалтерия (оплата за обучение, оплата за проживание в общежитии), API для сдачи отчетов МОН РК (2НК, 3НК, по ЕСУВО).
ОтчетыФормирование отчетов по шаблонам и конструктор для генерации любого отчета с разграничением доступа к информации.
Внешний аудитДоступ внешних аудиторов к цифровым ресурсам университета с учетом просматриваемой аудиторами информации.
Контроль руководства работы сотрудниковПоможет каждому АУП университета контролировать деятельность по операционному плану и показателям целей качества руководимых подразделений; ранжирование топов между кафедрами, факультетами и преподавателями по учебной работе, НИР, профработе, воспитательной работе и повышению квалификации.
Центр карьерыРеестр базы практик и трудоустройства по специальности и направлению, формирование базы данных выпускников и ведение анализа, договора и меморандумы по трудоустройству, анализ трудоустройства в динамике на 5 лет, ввод информации о трудоустройстве выпускников.
Смарт технологический радарПланируемый инновационный инструмент подсистемы «Наука»: будет давать правильные «модные» направления в развитии НИР университета и станет маяком для исследователей. Обработка источников: научные журналы и труды конференций, базы патентной информации, материалы сайтов министерств и ведомств, отвечающих за научно-техническую политику. Анализ поможет студентам, магистрантам и докторантам правильно выбрать актуальные направления научного исследования.
Подсистема «Модель е-университета» (2015): полный перечень блоков управляемой информации.
- Личная карточка университета: Описание, Журнал аккредитации, Журнал проектов, Журнал договоров с компаниями, Информация о доходах от НИР, Договора по практике, Журнал о мировых рейтингах, Справочник общежитий, Учебные корпуса, Спортивные объекты.
- Настройки университета: Система обучения, Начало учебного года, Норма преподавателей штатников, Норма преподавателей с ученым званием и степенями, Надбавка к нагрузке заведующего кафедрой, Надбавка к нагрузке декана факультета, Длительность учебного периода для сокращенного учебного года (неделя), Длительность одного семестра/триместра (неделя), Длительность летнего семестра/триместра (неделя), Длительность зимнего семестра/триместра (неделя).
- Настройки тестирования: Разрешить использовать в тестировании тестов всех преподавателей, Показать учащемуся отчет после завершения тестирования, Отображение правильных ответов в отчете учащегося по тестированию, Перезагрузка вопросов тестирования после неожиданного завершения тестирования, Максимальное количество попыток сдать тестирование, Отображения тестов всех преподавателей, Отображает правильные ответы на тестовые вопросы, Отображение лимита времени тестирования учащегося временем завершения тестирования, Максимальное количество вопросов, которые можно подать на апелляцию, Время для апелляций (в минутах), Разрешить продолжать тест с другого компьютера (IP), Выставить оценку автоматически, Минимальное количество вопросов, Максимальное количество вопросов, Минимальное количество минут для теста, Максимальное количество минут для теста.
- Настройки журнала: Балл достаточный для допуска к экзамену, Тип формирования расписания, Максимальное количество пар в день, Максимальное количество пар в день для одного учащегося, Точность вычисления итоговой оценки (кол-во знаков после запятой), Учет оценок за рубежный контроль при вычислении итоговой оценки, Учет средней текущей оценки при вычислении итоговой оценки, Учет итоговой оценки при подведении итогов сессий, Учет оценки за курсовую работу при расчете допуска к экзамену, Рассчитать среднюю текущую оценку отдельно для каждого модуля, Рассчитать допуск для рубежных контролей по средней текущей оценке, Балл достаточный для допуска к рубежному контролю, Сверять дату выставления оценок за рубежные контроли, экзамены с календарем учащегося, Отображать среднюю текущую оценку в журнале учащегося, Допускать изменения текущей оценки после выставления экзаменационной, Показывать учет неудовлетворительности при расчете GPA.
- Модель образования: Уровень образования, Группы специальностей, Специальности, Типы ИГА, Академические степени.
- Структура университета: Факультет, Кафедра, Специальность, Группы, Библиотека, Студ. дом, Отделение, Подотделение.
- Контингент-Пользователи: Тьютор, Студент, Родитель, Эдвайзер, Библиотекарь, Офис-регистратор, Сотрудник отдела регистрации движения обучающихся, Технический администратор, Администратор сопровождения ПО, Абитуриент, Заведующий кафедрой, Проректор, Ректор, Сотрудник приемной комиссии, Сотрудник управления персоналом, Сотрудник управления планирования и мониторинга учебного процесса, Сотрудник кафедры, Сотрудник отдела науки, Сотрудник общежития, Аудитор, Администратор по СМК, Сотрудник отдела международного сотрудничества, Декан факультета базовой подготовки, Декан факультета дистанционного обучения, Декан факультета по профилю, Сотрудник факультета базовой подготовки, Сотрудник факультета дистанционного обучения, Сотрудник факультета по профилю, Сотрудник управления маркетинга.
- Аудиторный фонд: Корпуса, Аудитории.
Бизнес-алгоритм учебного процесса
01ТУП + КЭД — типовые учебные планы и каталоги элективных дисциплин
02МОП — модульные образовательные программы
03ИУП — индивидуальные учебные планы обучающихся
04РУП — рабочие учебные планы кафедр
05Реестр дисциплин
06Академические потоки
07Внеаудиторные потоки
08Нагрузка
09Расписание
10Журнал
11Ведомость
12Транскрипт
13ИГА
14Приложение
15Диплом
Алгоритм предоставления услуг ЦОО
01Обучающийся, придя в ЦОО, вводит свой ИИН и выбирает консультацию или услугу в специальном терминале.
02Терминал печатает талон и регистрирует обращение обучающегося.
03Обучающийся передает талон сотрудникам ЦОО.
04Сотрудники ЦОО проводят консультацию по выбранной тематике и оказывают электронную услугу в течение установленного срока.
05Заявление на оказание услуги передается в соответствующее структурное подразделение EsU, которое в течение установленного срока оказывает услугу обратившемуся.
*Коммуникации
Информационные потоки и работа с данными
В EsU используются все формы информационных потоков: горизонтальные, нисходящие и восходящие. Обмен информацией происходит с помощью описанных ИКТ, а также в неформальной обстановке.
01Каналы обмена информацией
Формальные каналыФормальная передача информации проходит с помощью служебных записок, представлений и других видов внутренней корреспонденции.
Блог ректора и инновацииНа сайте функционирует блог ректора и регистрация инновационных предложений по улучшению деятельности вуза, которые приходят на адрес курирующего проректора.
Ящик доверияРасположен в холле университета.
Открытые двери и личное общениеРуководство использует методику открытых дверей с указанием определенных часов приема, лично обходит подразделения в любое утреннее время и не пропускает значимые события, поздравляя АУП.
Контакты и ЦООВсе контактные данные подразделений и сотрудников отображены на сайте университета; обучающиеся могут обратиться в Центр обслуживания обучающихся.
02Анализ и использование данных
Анализ внутри системыАнализ информации, полученной посредством ИКТ, осуществляется внутри самой системы. Для обработки, оценки и анализа данных используются SQL-запросы и преобразование в JSON для отображения и манипуляции данными с помощью написанных брокеров и сервисов.
База абитуриентовДанные подсистемы «Маркетинговые исследования» используются коллцентром для обзвона потенциальных абитуриентов и рассылки на их почтовые адреса.
Статистика приемной кампанииСтатистика сдавших документы через «е-приемную комиссию» — по специальностям, форме, сроку и языку обучения — передается ректору, ответственному по приемной комиссии, деканатам и кафедрам.
Кадровая статистикаДанные подсистемы «Управление персоналом» передаются руководству: по трехъязычию, остепененности, численности сотрудников и ППС на каждый месяц.
Рабочий экран декана факультета ДОПолный сводный анализ по факультету формируется на рабочем экране декана; на основе анализа данных принимаются управленческие решения. Своевременный анализ и коррекция организации обучения с применением ДОТ позволяет факультету ДО добиваться поставленных целей и задач.
Планы факультета ДОФакультет планирует развивать систему обучения с применением ДОТ в технологическом, правовом и организационном аспектах, поскольку эта технология позволяет привлекать к обучению студентов: увеличить долю обучающихся по ДОТ, постепенно заменяя заочную форму обучением посредством портала ДО.
Курс на «Электронный деканат»В технологическом плане — автоматизация прямого взаимодействия преподавателя и студента без посреднических услуг; в правовом — корректировка системы в соответствии с новыми нормативно-правовыми документами МОН РК; в организационном — отход от промежуточных звеньев и переход к формату «Электронный деканат».
*Грантовый проект 2020–2022
Интеллектуальная система поддержки и контроля дистанционных образовательных технологий
Грант ИРН AP08856687Проект грантового финансирования на 2020–2022 гг. по приоритетному направлению «Информационные, телекоммуникационные и космические технологии»; договор № 329 от 23 ноября 2020 года.
Команда проектаНаучный руководитель — директор ЦИТ, к.ф.-м.н. (PhD), ассоциированный профессор Муратбеков М.М. Ответственные исполнители — доктора PhD: начальник ОТОиР Алтынбек С.А. и начальник ОРиСПО Барлыбаев А.Б.
Что разрабатываетсяИнтеллектуальная экспертная информационная система по контролю и поддержке ДОТ в вузе, оптимизирующая бизнес-процессы в условиях дистанционного обучения: контроль образовательных процессов и экспертная поддержка принятия решений для руководства вуза на основе оценки критериев контроля качества этих процессов.
Ожидаемые результатыУлучшение качества образования, предотвращение коррупционных элементов, открытость и доступность данных, улучшение методов и повышение гибкости к возникающим изменениям в управлении образовательным процессом в условиях ДО, контроль научной активности и остепененности ППС кафедр.
Студентоцентрированное расписаниеОптимизированное расписание ППС, работающее по принципу студентоцентрированности и позволяющее избегать пересечений занятий наиболее востребованных (рейтинговых) преподавателей-тьюторов для удобства обучающихся.
Контроль онлайн-занятий и профориентацияАвтоматический контроль и верификация проведения онлайн-занятий с выводом отчета, а также проведение профориентации с использованием дистанционных технологий.
Личный кабинет студентаПовышение уровня сервисных услуг: актуальное расписание, электронная библиотечная карточка, возможность получения различных электронных справок деканата и других подразделений, работающих со студентами, посредством принципа «одного окна».