Центр информационных технологий (далее – ЦИТ) как основное подразделение Esil University, отвечает за развитие и улучшение IT-инфраструктуры вуза. На данный момент в ЦИТ работает 11 человек, включая директора ЦИТ.

ЦИТ в целом и каждый из отделов проводит работу по развитию и улучшению IT-инфраструктуры университета, включая программное и техническое обслуживание информационной инфраструктуры университета.

Задачи ЦИТ:

— Участие в разработке, реализации и сопровождении корпоративных проектов, формирующих единое информационное пространство Университета и системы образования Республики Казахстан.

— Поддержание и развитие компьютерной инфраструктуры Университета.

— Проведение маркетинговых исследований рынка программных продуктов.

— Систематизация, прием, учет, классификация и регистрация поступающей технической информации.

— Организация и реализация электронно-технического обеспечению процесса обучения и тестирования в Университете с использованием информационных технологий.

— Контроль за соблюдением технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности.

ЦИТ состоит из двух подразделений: Отдел разработки и сопровождения программного обеспечения (ОРиСПО) и Отдел технического обслуживания и ремонта (ОТОиР).

В функции директора ЦИТ входит:

В 2012 году ректором университета была инициирована задача по автоматизации деятельности университета. С 2015 года EsU «с нуля» разрабатывает уникальный проект E-UNIVERSITY, который позволит цифровизировать жизнедеятельность университета, облегчить работу сотрудникам, повысить сервис обслуживания обучающихся. EsU в преддверии четвертой промышленной революции пытается создать «под ключ» (под себя) интегрированную единую цифровую экосистему. Так как университет является самим разработчиком есть возможность мобильно модифицировать программный код, согласно поступающим заявкам и служебным запискам об изменении характера (или структуры) входных/выходных данных используемых в проекте. Главными критериями при разработке E-University были сокращение времени на рутинные процессы и ошибок при работе, сохранение бизнес-логики организации, обеспечение доступности и прозрачности информации, создание системы поддержки для принятия решений. Проект состоит из следующих подсистем:

Подсистема E—University «Взаимодействие пользователей (Социальная сеть)» разработана в 2015 году. В подсистеме пользователи могут находить сотрудников и обучающихся, могут написать любому пользователю, просмотреть профиль, реализованы основные элементы социальных сетей. На данный момент в проекте зарегистрировано 4265 пользователей 24-типов (от ректора до студента), количество пользователей является динамической переменной, так как некоторые сотрудники увольняются или студенты переходят в статус выпускника и т.п. Было отправлено 92 сообщения между пользователями. Пользователи выполнили 26062 функциональных операций различного характера (топ-3: работа с модульными образовательными программами; работа с каталогами элективных дисциплин; работа с абитуриентами).

Подсистема E—University «е-библиотека» разработана в 2015 году. Подсистема автоматизирует выдачу и прием книг по электронным читательским абонементам по «принципу супермаркета».Студент может во время обучения прямо на лекции выписать необходимую книгу из библиотеки в режиме онлайн, необходимо просто пройти в библиотеку и предоставить удостоверение личности или сказать свой логин и библиотекарь сразу выдаст забронированную вами книгу. После того как вы подали заявку на выдачу книги библиотекарь сразу готовит ее на вручение адресату. Библиотекарь просканирует удостоверение личности или идентифицирует обучающегося по логину. Не нужно заполнять читательский билет, так как в системе уже есть данные обучающегося. Библиотекарь при выдаче просканирует штрих-код книги и выдаст ее обучающемуся, не заполняя никаких длинных данных. Общее количество книг на 11/09/2018 – 93801 записей. За период с января 2018 года по 02/10/2018 выдано 600 книг.

Подсистема E—University «Модель е-университета» разработана в 2015 году. Подсистема позволяет управлять администраторскими функциями университета. Подсистема позволяет управлять следующей информацией: Личная карточка университета (Описание, Журнал аккредитации, Журнал проектов, Журнал договоров с компаниями, Информация о доходах от НИР, Договора по практике, Журнал о мировых рейтингах, Справочник общежитий, Учебные корпуса, Спортивные объекты);Настройки университета (Система обучения, Начало учебного года, Норма преподавателей штатников, Норма преподавателей с ученым званием и степенями, Надбавка к нагрузке заведующего кафедрой, Надбавка к нагрузке декана факультета, Длительность учебного периода для сокращенного учебного года (неделя), Длительность одного семестра/триместра (неделя), Длительность летнего семестра/триместра (неделя), Длительность зимнего семестра/триместра (неделя));Настройки тестирования (Разрешить использовать в тестировании тестов всех преподавателей, Показать учащемуся отчет после завершения тестирования, Отображение правильных ответов в отчете учащегося по тестированию, Перезагрузка вопросов тестирования после неожиданного завершения тестирования, Максимальное количество попыток сдать тестирование, Отображения тестов всех преподавателей, Отображает правильные ответы на тестовые вопросы, Отображение лимита времени тестирования учащегося временем завершения тестирования, Максимальное количество вопросов, которые можно падать на апелляцию, Время для апелляций (в минутах), Отображение лимита времени тестирования учащегося временем завершения тестирования, Разрешить продолжать тест с другого компьютера (IP), Выставить оценку автоматически, Минимальное количество вопросов, Максимальное количество вопросов, Минимальное количество минут для теста, Максимальное количество минут для теста);Настройки журнала (Балл достаточный для допуска к экзамену, Тип формирование расписания, Максимальное количество пар в день, Максимальное количество пар в день для одного учащегося, Точность вычисления итоговой оценки (кол-во знаков после запятой), Учет оценок за рубежный контроль при вычислении итоговой оценки, Учет средней текущей оценки при вычислений итоговой оценки, Учет итоговой оценки при подведений итогов сессий, Учет оценки за курсовую работу при расчете допуска к экзамену, Рассчитать среднюю текущую оценку отдельно для каждого модуля, Рассчитать допуск для рубежных контролей по средней текущей оценке, Балл достаточный для допуска к рубежному контролю, Сверять дату выставления оценок за рубежные контроли, экзамены с календарем учащегося, Отображать среднюю текущую оценку в журнале учащегося, Допускать изменения текущей оценки после выставления экзаменационной, Показывать учет неудовлетворительности при расчете GPA); Модель образования (Уровень образования, Группы специальностей, Специальности, Типы ИГА, Академические степени);Структура университета (Факультет, Кафедра, Специальность, Группы, Библиотека, Студ. дом, Отделение, Подотделение); Контингент-Пользователи (Тьютор, Студент, Родитель, Эдвайзер, Библиотекарь, Офис-регистратор, Сотрудник отдела регистрации движения обучающихся, Технический администратор, Администратор сопровождения ПО, Абитуриент, Заведующий кафедрой, Проректор, Ректор, Сотрудник приемной комиссии, Сотрудник управления персоналом, Сотрудник управления планирования и мониторинга учебного процесса, Сотрудник кафедры, Сотрудник отдела науки, Сотрудник общежития, Аудитор, Администратор по СМК, Сотрудник отдела международного сотрудничества, Декан факультета базовой подготовки, Декан факультета дистанционного обучения, Декан факультета по профилю, Сотрудник факультета базовой подготовки, Сотрудник факультета дистанционного обучения, Сотрудник факультета по профилю, Сотрудник управления маркетинга);Аудиторный фонд (Корпуса, Аудитории).

Подсистема E—University «Маркетинговые исследования» разработана в 2016 году. Подсистема позволяет автоматизировать и вести единую базу данных для сбора, обработки и анализа информации, необходимой для проведения профориентационной работы и маркетинговых исследований. Подсистема позволяет вести анкеты абитуриентов, скопировать их e-mail-ы для дальнейшей спам рассылки, позволяет просматривать статистические данные, вести отчеты ППС по профработе. На данный момент в подсистеме 630 потенциальных абитуриентов выпускников 87 школ г. Астаны и Акмолинской области на 2018 год приемной компании.

Подсистема E—University «е-приемная комиссия» разработана в 2017 году. За два года работы подсистемы собрано и обработано данных на 2500 абитуриентов. Подсистема сокращает рабочее время сотрудников приемной комиссии при приеме документов от абитуриентов, это дает больше времени на консультацию абитуриентам и увеличивает пропускную скорость оформления потока абитуриентов. Абитуриенты могут подать документы на обучение в электронном варианте через электронную приемную комиссию. Абитуриенту нужно предоставить удостоверение личности, которое сотрудники приемной комиссии просканируют и получат данные ФИО, года рождения, пола, ИИН и другую информацию, хранящуюся на чипе удостоверения личности. Далее эти данные поступают в систему тем самым время заполнения данных при регистрации абитуриентов на обучение в разы сокращается.Автоматически заполняется и распечатываются заявление, договор на обучение, анкета, выписки с экзаменационных ведомостей. Сотрудники приемной комиссии могут просматривать отчеты по поступающим. Далее запускается процесс согласно приказу на поступление, абитуриенты переходят в статус зачисленных. После формирования приказа зачисленные распределяются по группам деканатами и переходят в статус студентов.

Подсистема E—University «Учебный процесс». Целью разработки данной подсистемы является автоматизация учебного процесса, облегчение работы сотрудникам управления планирования и мониторинга учебного процесса, офис-регистратора, деканатов, кафедр. Данная подсистема должна решить проблемы автоматической генерации рабочих учебных планов, автоматического составления академических потоков, автоматического расчета часов нагрузки ППС, автоматической генерации расписания в течении суток, устойчивости нагрузки ППС и расписания, составления необходимых отчетов академического характера на основе оцифрованных данных. На данный момент в базе данных были введены данные академических календарей, типовые учебные планы всех обслуживаемых специальностей, каталоги элективных дисциплин 2017 и 2018 годов приема, действующие модульные образовательные программы, были сгенерированы индивидуальные учебные планы обучающихся, сгенерированы рабочие учебные планы кафедр 2018-2019 у.г., сгенерированы и обработаны реестры дисциплин кафедр, сгенерированы академические и внеаудиторные потоки.

Бизнес-алгоритм учебного процесса: ТУП+КЭД → МОП → ИУП → РУП → Реестр дисциплин → Академические потоки → Внеаудиторные потоки → Нагрузка → Расписание → Журнал → Ведомость → Транскрипт → ИГА → Приложение → Диплом

Полным ходом идет внедрение подсистемы «Учебный процесс». Кроме того, отдел разработки программного обеспечения ЦИТ также внедрил подсистемы «Управление персоналом» и «Академическая поддержка обучающихся (ЦОО)».

Подсистема E—University «Управление персоналом». Целью разработки данной подсистемы является ведение университетской кадровой службы в электронном формате, упорядочение процесса ведения служебной информации о подразделениях и сотрудниках, отслеживание перемещения персонала, повышение прозрачности учета информации. Предлагаемые работы по автоматизации позволят: Ввод и хранение информации о подразделениях согласно СМК (Основные положения; Основные задачи; Функции; Права; Ответственность); Ввод и хранение информации о должностях согласно СМК (Основные положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения и связи по должности); Ввод и хранение информации о сотрудниках согласно перечню личных дел; Ввод и хранение приказов по сотрудникам; Вывод статистики по присутствию на работе, по остепененности, по национальности, по трехъязычию, по численности ППС и сотрудников на каждый месяц.

Подсистема E—University «Академическая поддержка обучающихся (ЦОО)». Целью разработки данной подсистемы является предоставление качественного и быстрого обслуживания обучающихся по принципу «одного окна». Формирование очереди обучающихся за обращением в ЦОО осуществляется с применением талонной системы. Обращения обучающихся регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции. Консультация обучающихся проводится с помощью памяток и брошюр по следующим вопросам: по приему; по переводам и восстановлениям; по организации учебного процесса; по академической мобильности; по вопросам социальной поддержки; о заселении и выселении из Дома студентов; по прохождению профессиональной практики. Проводится прием заявок на следующие виды оформления документов с использованием современных информационно-коммуникационных технологий и программных средств: перевод с другого ВУЗа; выдача справки (в банк, в школу, в библиотеку и др.); заявление на восстановление; заявление на выход из академического отпуска; заявление на предоставление академического отпуска; заявление на отчисление; заявление на место в Доме студентов; заявление на выдачу транскрипта. Алгоритм предоставления услуг ЦОО: Обучающийся, придя в ЦОО вводит свой ИИН и выбирает консультацию или услугу в специальном терминале. Далее терминал печатает талон и регистрирует обращение обучающегося. Обучающийся передает талон сотрудникам ЦОО. Сотрудники ЦОО проводят консультацию по выбранной тематике, оказывают электронную услугу в течении установленного срока, передают заявление на оказание услуги в соответствующие структурное подразделение EsU и в течении установленного срокаоказывают услугу обратившемуся.

После планируется разработка подсистем «Наука», «Международное сотрудничество», «Техническое обслуживание», «Дом студентов» и некоторых других подсистем.

Подсистема E-University «Наука». Подсистема разработана в 2020 году и позволяет вести: Учет публикаций (конференции РК, конференции СНГ, конференции дальнего зарубежья, журналы РК, журналы ККСОН, журналы Scopus, журналы WOS, издания индексируемые в Scopus, издания индексируемые в WOS, журналы Jstore), наличия H-индекса, участия в проектах (государственных и зарубежных), наличия авторских свидетельств, наличия патентов, сертификатов участия в event (конференции, олимпиады, летние школы, выставки), участия академической мобильности, участия в двухдипломном обучении, ученых степеней и званий сотрудников, отчетов НИР ППС и обучающихся. Далее подсистему планируется использовать для премирования сотрудников и обучающихся посредством KPI-методик и в области НИР. Также планируется разработать инновационный инструмент «смарт технологический радар», который будет давать правильные модные направления в развитии НИР университета. Смарт радар будет маяком для исследователей. Будет вестись обработка источников: научных журналов и трудов конференций, базы патентной информации, информационных материалов на сайтах министерств и ведомств, отвечающих за научно-техническую политику. Этот анализ даст возможность студентам, магистрантам, докторантам правильно выбрать актуальные направления в научном исследовании.

Подсистема E-University «Международное сотрудничество». Подсистема позволит вести: Учет проводимых проектов, Учет международных договоров, Учет академической мобильности.

Подсистема E-University «Техническое обслуживание». Подсистема «Техническое обслуживание» должна заменить функционал выше описанный в «Электронном хэлпдэске» в целях интеграции и обмена данных между подсистемами.

Подсистема E-University «Дом студентов». Подсистема позволит вести учет проживающих, перевести процесс подачи документов на проживание в электронный формат, вести учет журнала регистрации подачи заявлений на проживание в доме студентов.

Подсистема E-University «Интеграция ИКТ». Подсистема позволит интегрировать сторонние ИС, которые нельзя переписать, например, 1-С бухгалтерию (оплата за обучение, оплата за проживание в общежитии), API для сдачи отчетов МОН РК(2НК, 3НК, по ЕСУВО).

Подсистема E-University «Отчеты». Подсистема должна помочь сотрудникам формировать отчеты по шаблонам, иметь способность конструктора для генерации любого отчета с разграничением доступа к информации.

Подсистема E-University «Внешний аудит». Подсистема должна помочь внешним аудиторам в доступе к цифровым ресурсам университета. Подсистема должна вести учет просматриваемой информации аудиторами.

Подсистема E-University «Контроль руководства работы сотрудников». Подсистема должна помочь каждому АУП университета контролировать деятельность по операционному плану, показателям целей качеств руководимых подразделений, выводить ранжирование топов между кафедрами, между факультетами, между преподавателями по Учебной работе/НИР/Профработе/Воспитательной работе/Повышению квалификации.

Подсистема «Центр карьеры» предназначена для введение учета: реестра базы практик и трудоустройства по специальности и направлению, формирование базы данных выпускников, ведение анализа; договоров и меморандумов по трудоустройству, анализу трудоустройства в динамике на 5 лет, ввод информации о трудоустройстве выпускников.

Адрес проекта E-University http://e.kuef.kz/. Лицензию на промышленную СУБД InterSystems Cache EsU получает от Корпорации InterSystems, так как университет является участником академической программы University Outreach Program http://www.intersystems.com/ru/services-support/university-outreach/universities/. Также университет получает бесплатные обучающие курсы, которые проводят приезжающие в университет зарубежные сотрудники корпорации, также это дает сертификацию сотрудников университета. Совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа субъекта к информациивыше описанных ИКТ, согласуется положениями и должностными инструкциями согласно СМК.

В EsU используется все формы информационных потоков: горизонтальные, нисходящие, восходящие. Обмен информацией происходит с помощью выше описанных ИКТ. Также обмен информацией происходит в неформальной обстановке. Формальная форма передачи информации проходит с помощью служебных записок, представлений и других видов внутренней корреспонденции. Также на сайте функционирует блог ректора, регистрация инновационных предложений по улучшениям деятельности вуза, которые приходят на адрес курирующего проректора. В холле университета расположен ящик доверия. Руководство университета использует методику открытых дверей с указанием определенных часов приема. Все контактные данные подразделений и сотрудников отображены на сайте университета. Также обучающие могут обратиться в Центр обслуживания обучающихся. Также руководство университета лично обходят подразделения в любое утреннее время. Также руководство университета не пропускает значимые события поздравляя АУП.

Анализ полученной посредством вышеописанных ИКТ информации осуществляется внутри самой системы. Например, данные базы абитуриентов подсистемы «Маркетинговые исследования» используется коллцентром для обзвона потенциальных абитуриентов, спам-рассылки на их почтовые адреса. Например, данные статистики сдавших документы на обучение через подсистему «е-приемная комиссия» по специальностям, форме обучения, сроку и языку обучения передаются ректору, ответственному по приемной комиссии, деканатам и кафедрам. Например, данные подсистемы «управление персоналом» передаются руководству по трехъязычию, по остепененности, по численности сотрудников и ППС на каждый месяц. В качестве формы обработки, оценки и анализа данных используется SQL-запросы, преобразование в JSON для отображения и манипуляции данными с помощью написанных брокеров и сервисов. Своевременный анализ на основе описанных выше информационных систем и коррекция организации процесса обучения с применением ДОТ позволяет факультету ДО добиться выполнения поставленных целей и задач. Полный сводный анализ по факультету формируется на рабочем экране декана факультета, и на основе анализа данных принимаются управленческие решения. Факультет ДО планирует и в дальнейшем развивать систему обучения с применением ДОТ в технологическом, правовом и организационном аспектах, поскольку эта технология позволяет привлекать к обучению студентов. Факультет планирует увеличить долю студентов, обучающихся по ДОТ, таким образом, постепенно заменяя заочную форму обучения – обучением посредством портала ДО. В технологическом плане такое взаимодействие представляет автоматизацию процесса взаимодействия преподавателя и студента напрямую без посреднических услуг. В правовом аспекте система обучения на факультете будет корректироваться и выстраиваться в соответствии с новыми нормативно-правовыми документами МОН РК. В организационном плане предусматривается отход от промежуточных звеньев системы к автоматизации процессов, к переходу к формату «Электронный деканат».

ЦИТ-ом ведется проект грантового финансирования на 2020-2022 гг. «Интеллектуальная система поддержки и контроля дистанционных образовательных технологий» (ИРН: AP08856687) по приоритетному направлению «Информационные, телекоммуникационные и космические технологии» (договор № 329 от 23 ноября 2020 года). Научным руководителем проекта является директор ЦИТ, к.ф.-м.н. (PhD), ассоциированный профессор Муратбеков М.М. Ответственными исполнителями являются доктора PhD: начальник ОТОиР Алтынбек С.А. и начальник ОРиСПО Барлыбаев А.Б.

В рамках реализации проекта предлагается разработать и внедрить интеллектуальную экспертную информационную систему по контролю и поддержке ДОТ в ВУЗе, оптимизирующую бизнес-процессы в условиях ДО. Внедрение системы, позволит контролировать процессы обучения с использованием ДОТ и предоставлять экспертную поддержку принятия решений для руководства ВУЗа. Предлагаемая к разработке система позволит вести контроль образовательных процессов в условия ДО и предоставлять экспертную поддержку решений для руководства ВУЗа на основе оценки критериев контроля качества этих процессов. Результат реализации проекта приведет к улучшению качества образования, предотвращения коррупционных элементов, открытость и доступность данных, улучшение методов и повышение гибкости в целом к возникающим изменениям в управлении образовательным процессом в условиях ДО, контроль научной активности и остепененности ППС кафедр, оптимизированное расписание ППС, работающее по принципу студентоцентрированности и позволяющее избегать пересечений занятий наиболее востребованных (рейтинговых) преподавателей-тьюторов для удобства обучающихся. Кроме того, система позволит вести автоматический контроль и верификацию проведения онлайн-занятий с выводом отчета, проведение профориентации с использованием дистанционных технологий, а также повысит уровень сервисных-услуг для студентов с использованием личного кабинета, где студенту будет доступно актуальное расписание, электронная библиотечная карточка, возможность получения различных электронных справок деканата и других подразделений, работающих со студентами посредством принципа “одного окна”.